Alle reiser
Premiumreiser

Persondatapolitikk

Dine personopplysninger

Solia A/S (”Solia”, ”vi”, ”vårt”) respekterer personvernet til våre kunder og besøkende på vår nettside. Vårt mål med denne policyen er klart: vi ønsker – på en klar måte – å beskrive for deg hvordan vi samler inn, viser, overfører og lagrer dine opplysninger, slik at du føler deg trygg på at disse behandles på en sikker måte. Solia utfører all håndtering av personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og de nye EU-reglene for behandling av personopplysninger (GDPR).

Dataansvarlig

Solia er dataansvarlig for behandlingen av personopplysninger på denne og andre nettsider som drives av Solia. Solia er en del av Primera Travel A/S-konsernet, og har derfor et overordnet ansvar for konsernets, og dermed også Solias, virksomhet i Norden. Primera Travel A/S er selskapet som har avgjørende innflytelse på øvrige selskaper i det nordiske konsernet. Solia har derfor en berettiget interesse for å overføre data til Primera Travel A/S for interne administrative formål, samt for å analysere kundenes personopplysninger. Solia og Primera Travel A/S har dermed et delt dataansvar, men din primære kontakt er Solia.

Kontaktinformasjon

Du kan kontakte oss via mail på ferie@solia.no eller per post til Solia / Solresor, Box 4045, 203 11 Malmö. Du kan også kontakte oss via www.solia.no.

Innsamling av personopplysninger

Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er all slags informasjon som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk person som er i live, for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det gjelder også billettnumre, krypterte data og ulike typer elektroniske identiteter som IP-numre, dersom de kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan vi innhenter personopplysninger, og hvilke opplysninger vi innhenter
Solia innhenter personopplysninger på flere måter, men primært fra deg.

Opplysninger som innhentes i forbindelse med bestilling og reise
Når du bestiller en reise på solia.no, hos en samarbeidspartner eller ringer inn og bestiller, innhenter vi personopplysninger fra deg – det er nemlig nødvendig for at vi kan lage din bestilling. Dette gjelder blant annet navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende som er omfattet av bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon for den hovedreisende. Når du bestiller, innhenter vi også betalingsopplysninger fra den hovedreisende.

Dersom bestillingen omfatter barn, innhenter vi den samme informasjonen som nevnt ovenfor for barnet.

Når du gjennomfører en reise hos oss, innhenter vi også informasjon om selve reisen. Foruten den ovennevnte informasjonen, gjelder dette blant annet billettnummer, destinasjon, reisevarighet og andre eventuelle tjenester som du har valgt å benytte i løpet av reisen.

Opplysninger som innhentes ved personlig kontakt
Vi innhenter personopplysninger fra deg når du kontakter oss, for eksempel via kundeservice, mail, telefon eller på andre måter. Primært innhenter vi personopplysninger som vi har bruk for slik at vi kan svare på dine spørsmål eller behandle din sak. Dette er opplysninger om navn og billettnummer. Avhengig av hvordan du velger å kontakte oss, kan vi også innhente kontaktinformasjon som mailadresse eller telefonnummer.

Ved personlig kontakt innhenter vi også andre personopplysninger som du selv velger å gi til oss. Det kan for eksempel være opplysninger om allergier, medisinsk tilstand eller andre opplysninger om deg eller andre på din reise som er omfattet av bestillingen.

Opplysninger som innhentes via Min Side
Dersom du registrerer en bruker-id på solia.no (Min Side), lagrer vi din mailadresse for å opprette din login. Vi lagrer også informasjon om ditt brukernavn. På Min Side kan du deretter velge å spesifisere informasjon om navn, adresse og kontaktinformasjon.

Opplysninger som innhentes når du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Dersom du velger å abonnere på Solias nyhetsbrev, innhenter vi ditt navn og din mailadresse for å kunne sende nyhetsbrevet. Hvis du velger å gi oss det, innhenter vi også ditt postnummer.

Opplysninger som innhentes ved bruk av våre digitale tjenester
Når du bruker en av våre hjemmesider, vår app eller andre av våre digitale tjenester, innhenter vi informasjon om din bruk av tjenesten. Noe av denne informasjonen kan være personopplysninger, som for eksempel ditt IP-nummer. Vi innhenter også informasjon om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du foretar deg og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Hvis du er logget inn på Min Side eller gir oss data som gjør det mulig for oss å identifisere deg, forbinder vi data om ditt bruksmønster med andre opplysninger som vi har innhentet om deg.

Opplysninger som innhentes fra andre enn deg
Ved bestilling og kontakt med oss i ulike sammenhenger hender det at en person deler personopplysninger om en eller flere medreisende. Vårt utgangspunkt er at den som gir oss slike opplysninger, har alle de medreisende sitt samtykke til å gi disse personopplysningene til oss. Hvis du ikke selv har foretatt en bestilling, og en annen har foretatt en bestilling hvor du inngår, innhenter vi personopplysninger om deg fra den gjeldende personen. Det samme skjer dersom en annen har vært i kontakt med oss på dine vegne.

For å kunne holde dine opplysninger oppdaterte og korrekte, supplerer og oppdaterer vi dine personopplysninger ved å innhente informasjon fra private og offentlige registre. Dette gjelder for eksempel adresseopplysninger og personnummer.  

Håndtering og lagring av personopplysninger

Solias juridiske grunnlag for å behandle dine personopplysninger
Solia behandler dine personopplysninger i henhold til loven. Det kan hende at de samme personopplysningene behandles både i forbindelse med utførelsen av reiseavtalen, spesifikt pga. samtykke, og fordi informasjonen er nødvendig for å oppfylle andre juridiske forpliktelser. Dette betyr at selv om du trekker tilbake ditt samtykke og behandlingen basert på samtykket avsluttes, kan personopplysningene fortsatt være tilgjengelig hos oss             til andre formål. Vi behandler hovedsakelig informasjonen din for å oppfylle en avtale, som du er part i, slik som reisevilkår.

Solia kan også behandle informasjon som er nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse, med mindre den registrertes interesser går utenfor dette. De legitime interessene Solia forfølger er blant annet statistikk og markedsføring.

Administrasjon av din reise
For å kunne tilby de reisetjenestene du har bestilt hos oss, bruker vi personopplysningene dine på forskjellige måter. Vi bruker blant annet informasjonen til utstedelse av billetter og reisedokumenter samt til å foreta hotellbestillinger og gjennomføre betaling av de tjenestene som du har bestilt. Dersom du har bestilt flere tjenester som leiebil, taxfree, utfluktspakker osv., brukes informasjonen på samme måte.

Administrasjon av reisen inkluderer også bruk av din informasjon til regnskap, oppgjør, revisjon, kreditt eller annen verifisering av betalingskort, immigrasjon og tollkontroll.

Kundebehandling
Vi bruker personopplysningene dine til å gi deg service dersom du kontakter oss med spørsmål, kommentarer eller reklamasjoner. Vi bruker ditt navn og billettnummer for å identifisere deg og din reise. Vi bruker kontaktinformasjonen din, for eksempel mailadresse og telefonnummer, til å kontakte deg ved spørsmål og andre forhold. Vi kan også bruke alle andre personopplysninger som vi har innhentet om deg, til å håndtere dine spørsmål eller din sak etter behov. Denne informasjonen lagres i 200 dager.

Utsendelse av informasjon
Når du har bestilt en reise med oss, bruker vi personopplysningene dine for å sende bekreftelse, viktig informasjon om din kommende reise og tilbud relatert til reisen. Dette skjer via den mailadressen som ble oppgitt da du bestilte reisen.

Når du har kommet hjem fra reisen, sender vi et spørreskjema til deg, hvor vi ber deg om å svare på spørsmål om din reise for å hjelpe oss med å forbedre våre tjenester.

Før og under din reise sender vi deg viktig informasjon via sms til det mobilnummeret som ble oppgitt da du bestilte reisen. Det kan for eksempel være informasjon om vær, fly eller hendelser som skjer på reisemålet ditt under reisen.

Vi sender også informasjon om avvik som tidsendringer og andre endringer i forhold til reisen din. Denne informasjonen sendes enten via mail, brev, sms eller telefon, avhengig av endringen og kontaktinformasjonen vi har på deg.

Vi sender retur via mail og sms.

Markedsføring
Kundeinformasjon kan brukes av Solia i markedsføringssammenheng i forbindelse med spesifikke reiser innenfor Solias nordiske konsern og dets partnere, som kan kontakte deg via brev, mail og sms. Dette gjelder Primera Air samt Inflight Service Europe AB.

Dersom du melder deg på vårt nyhetsbrev, bruker vi dine personopplysninger for å sende nyhetsbrevet til deg, og for å tilpasse innholdet i nyhetsbrevet til nettopp deg. Dette gjelder mailadressen din, opplysninger om din reisehistorikk, ditt bruksmønster og dine preferanser. Ved å bruke disse dataene, gir vi deg tilbudene som vi mener er mest fordelaktige for deg.

Utvikling av tjenester og service
Vi bruker informasjonen vi innhenter fra våre kunder til å utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Dette gjelder våre digitale tjenester, hvor vi analyserer brukeratferd for å utvikle hvordan vi presenterer informasjon og kampanjer samt utformer funksjoner. Dette gjelder også utviklingen av våre produkter etter kundenes behov og atferd, for eksempel for å avdekke mangler eller øke sikkerheten.

Hovedsakelig bruker vi anonyme eller anonymiserte data på et aggregert nivå for å foreta denne type analyse. Vi kan imidlertid også bruke personopplysninger som vi har innhentet om det anses å være relevant.

Lovbestemmelser
Dine personopplysninger kan også behandles slik at vi skal være i stand til å overholde forpliktelser i henhold til lover og regler, for eksempel vedrørende sikkerhet og rapportering.

Lagringstider
Solia følger god praksis i reisebransjen. Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for behandling.

Vi lagrer alle personopplysninger som vi innhenter i vår kundedatabase. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i syv år dersom du ikke har gitt samtykke til at vi kan lagre dataene dine i lengre tid. Hvis du spesifikt samtykker til dette, lagrer vi personopplysningene dine i opptil 10 år.

Dersom du reklamerer for en reise innen to år etter din siste tur, lagrer vi all din informasjon i 10 år. På Min Side lagres informasjonen du har registrert så lenge din bruker-id er aktiv.

Dersom du er meldt på vårt nyhetsbrev, lagrer vi kontaktinformasjonen din så lenge du velger å fortsette å motta nyhetsbrevet.

Disse personopplysningene lagres på forskjellige steder avhengig av formål. Det kan bety at informasjon som er fjernet fra et system fordi den ikke lenger er nødvendig, fremdeles kan finnes i et annet system hvor den er lagret i henhold til en avtale eller til et annet formål hvor det fortsatt er behov for informasjonen.

Solias tekniske og organisatoriske tiltak for sikker behandling av dine personopplysninger
Vi foretar kontinuerlige tiltak for å overholde prinsippene om ”integrert databeskyttelse og databeskyttelse som standard”. Vi vurderer løpende risikoer i personopplysningsbehandlingen som finner sted, og tar de nødvendige forholdsregler for å redusere risikoen.

Vi utdanner fortløpende våre medarbeidere i spørsmål om databeskyttelse, og alle reiseoperatører i Primera Travel-konsernet har egne databeskyttelsesansvarlige (DPO). Har du direkte spørsmål om hvordan vi arbeider med personopplysningsloven eller de nye EU-reglene for behandling av personopplysninger (GDPR), kan du sende en mail til dpo@solia.no.

Utlevering av personopplysninger

Microsoft
Vi bruker Microsoft Office-produkter og systemtjenester til vårt interne arbeid. Det betyr at personopplysningene dine blir behandlet av Microsoft, som har blitt brukt av oss som databehandler. Personopplysningene lagres av Microsoft i en sky-tjeneste innenfor EU. Ved en større IT-hendelse, kan Microsoft overføre personopplysningene til et tredje land (dvs. et land utenfor EU/EØS). Denne overførselen blir kun gjort for å beskytte dataene.

Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker et bredt spekter av IT-tjenester og IT-systemer i vårt firma. I noen av disse lagres og administreres personopplysninger. Vi respekterer ditt personvern og sikkerheten for dine data i all håndtering. Noen systemer er installert lokalt hos oss, og det er kun våre ansatte som har tilgang til denne informasjonen. I disse tilfellene blir ikke dataene overført til en tredjepart. Noen systemer er imidlertid sky-løsninger eller installert av leverandøren, noe som betyr at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene er leverandøren vår databehandler, og håndterer informasjonen på våre vegne og i henhold til våre instruksjoner.

Bestillingssystemer og kundedatabase
I våre bestillingssystemer og kundedatabase håndterer vi personopplysninger. Disse systemene er designet for å levere de tjenestene du har bestilt fra oss, og til å kunne håndtere spørsmål og kundeservice i forbindelse med utførelsen av disse tjenestene. Disse systemene kan håndtere alle personopplysningene vi innhenter.

Web-analysefirmaer
Vi bruker eksterne leverandører til analyse av brukeratferd på våre nettsider og tilbakemeldinger fra brukerne. Disse selskapene håndterer personopplysninger som personopplysningsassistent på våre vegne. Informasjonen det dreier seg om er først og fremst informasjon som innhentes via cookies, og håndteres på et anonymt og aggregert nivå.

Betalingsløsninger
Vi bruker eksterne leverandører til å håndtere betalinger. Disse leverandørene har adgang til personopplysninger som navn, adresse og betalingsinformasjon. Denne håndteringen er nødvendig for at vi skal kunne tilby de tjenestene som du har bestilt fra oss.

Kontakttjenester
Vi bruker eksterne leverandører til å sende informasjon via sms før og under en reise. Disse leverandørene har adgang til personopplysninger i form av telefonnumre.

Leverandører av reiserelaterte tjenester
Hos Solia bruker vi leverandører og avtalepartnere for å kunne tilby noen av tjenestene som du har bestilt fra oss. Det vil ofte være nødvendig for oss å gi personopplysninger til disse for at tjenesten skal kunne utføres.

Hoteller
Vi benytter hoteller på våre destinasjoner i både lengre perioder og til individuelle bestillinger på kundens forespørsel. Hotellene, både innenfor og utenfor EU/EØS, har tilgang på personopplysninger som er nødvendige for at en bestilling skal kunne foretas. Det vil si når det er relevant med informasjon om navn, fødselsdag, alder og kjønn for alle passasjerer på bestillingen samt adresse og kontaktinformasjon for den hovedreisende.

Flyselskaper
Vi tilbyr flyreiser med både flyselskaper som inngår i Primera Travel-konsernet, Primera Air, og andre flyselskaper. Flyselskapene vil få tilgang til personopplysninger om de reisende som reiser med dette flyselskapet. Dette gjelder navn, fødselsdag, alder og kjønn for alle passasjerer på bestillingen samt adresse og kontaktinformasjon for den hovedreisende. Overføringen av informasjonen til reisende skjer enten via datasystemene Amadeus eller Paxport, eller det gjøres direkte til flyselskapet med passasjerlister, såkalte paxlister.

Vårt eget flyselskap, Primera Air, mottar også din kontaktinformasjon for å kunne sende en taxfree-katalog til deg.

Handlingsagenter
Avhengig av hvilket flyselskap som brukes til reisen, og hvilken flyplass reisen skjer fra, benyttes ulike former for handlingsagenter til å utføre tjenester i forbindelse med reisen til flyplassen. Det kan for eksempel handle om innsjekking og bagasjehåndtering. I forbindelse med utførelsen av disse tjenestene, kan handlingsagenter få tilgang til visse personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre tjenesten.

Taxfree
Dersom du reiser med oss, kan du forhåndsbestille taxfreevarer via det gjeldende flyselskapets partner for levering av taxfreevarer – avhengig av flyselskapet som brukes til reisen din. Leverandørene av taxfreevarer kan få tilgang til personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre bestillingen. Du finner leverandørenes personvernpolicy på hjemmesidene deres.

Annet
Dersom du bestiller reiserelaterte tjenester gjennom oss, både innenfor og utenfor EU/EØS, for eksempel utflukter eller andre aktiviteter, kan det i relevante tilfeller gis personopplysninger til personen som utfører tjenesten dersom dette er nødvendig, for eksempel navn, fødselsdag, alder og kjønn for alle passasjerer på bestillingen samt adresse og kontaktinformasjon for den hovedreisende.

Utlevering til et tredje land
Ettersom vi arrangerer reiser til hele verden, er noen av våre partnere (som hoteller og flyselskaper) utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger kan bli overført til samarbeidspartnere i disse landene til samme formål som beskrevet ovenfor når det er nødvendig for å utføre tjenesten du bad om. Uansett hvilket land Solia sender personopplysningene dine til, har vi plikt til å sikre et høyt beskyttelsesnivå – noe Solia naturligvis vil gjøre.

Dine rettigheter

Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering basert på samtykke
Persondatabehandling som er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle en avtale med deg eller for å oppfylle en juridisk forpliktelse, er tillatt uten samtykke. Dersom vi skal samle inn og håndtere dine personopplysninger til et annet formål, kreves det derimot at du samtykker til behandlingen. Du samtykker til behandlingen av dine personopplysninger når du bruker våre tjenester på solia.no, i vår app, eller ved å kontakte våre reisekonsulenter hos en samarbeidspartner eller hos et reisebyrå.

Tilbakekallelse av samtykke
Du kan til enhver tid velge å trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss via kontaktinformasjonen du finner ovenfor under avsnittet ”Kontaktinformasjon”. Dersom du tilbakekaller ditt samtykke, vil vi slette dine personopplysninger og avbryte behandlingen som ble dekket av ditt samtykke.

Det kan hende at de samme personopplysningene behandles både på bakgrunn av samtykket og fordi informasjonen er nødvendig, eller på grunn av andre regler. Dette betyr at selv om du trekker tilbake samtykket og behandlingen basert på samtykket avsluttes, kan personopplysninger fortsatt bli lagret hos oss til andre formål.

Rett til å få informasjon om personopplysninger vi har lagret om deg
Dersom du vil ha informasjon om hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du sende inn en søknad om dette til adressen du finner ovenfor under avsnittet ”Kontaktinformasjon”. Registerutdraget leveres på forespørsel og er gratis.

Retten til innsikt er beskrevet i §18 i personopplysningsloven.

Hvordan ber jeg om et registerutdrag?
Du skriver til Solia og ber om et registerutdrag. Vær oppmerksom på at du må sende en skriftlig forespørsel da den må inneholde signaturen din. Du kan derfor ikke sende forespørselen pr. mail. Merk brevet ”Forespørsel om personregisterutdrag”.

Du kan skrive søknaden din på denne måten:



Persondataudtræk - til den ansvarlige for Solia’ persondata

Hermed ansøger jeg om information ifølge § 31 i Persondataloven.

 

...........................................................................
(By og dato)


..........................................................................
(Underskrift)


.........................................................................
(Navn med blokbogstaver, personnummer og adresse)

 

…………………………………………………………………….
(mailadresse/telefonnummer)

 

Rett til å kontrollere dine personopplysninger
Du har rett til å be om at informasjonen om deg slettes, suppleres eller korrigeres. Du har også rett til å be om at behandlingen av personopplysningene dine er begrenset til bestemte formål, og at de for eksempel ikke kan brukes til direkte reklame eller såkalt profilering.

Cookies

På solia.no og våre andre hjemmesider bruker vi cookies (informasjonskapsler) for å forbedre din opplevelse, innhente informasjon om vår markedsføring og for å utvikle hjemmesidene. Opplysningene lagres anonymt. Enkelte personopplysninger kan behandles av cookies på solia.no. For denne behandlingen gjelder ikke bare vår personvernpolicy, men også vår cookie-policy som du kan lese om her.


Del webadressen via epost.